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Stop Starting Start Finishing!

“Viel hilft viel” – Hand auf’s Herz, wer hat diese Aussage nicht mindestes einmal in seinem Leben hören dürfen? Laufende Aktivitäten größerer Organisationen werden in der Regel immer parallel und gleichzeitig abgewickelt. Neben dem rein operativen Tagesgeschäft (Produktion und Vertrieb von Leistungen) setzen Verantwortliche gleichzeitig sowohl Programme oder Projekte zur Umsetzung von Strategien, Forschungsvorhaben als auch andere Arbeiten um. In diesem Beitrag beleuchte ich konkret warum die Taktik “Stop Starting, start Finishing” für Agile Organisationen wichtig ist, eine klare Definition von “Fertig” zur Produktivität beiträgt und weshalb Sie davon profitieren, sich zu fokussieren und Initiativen mittels Timeboxing in kürzerer Zeit abzuschließen.

Der Anfang vom Ende

Vielleicht kommt die Situation bekannt vor: Der eigene Schreibtisch ist voller Aufgaben die erledigt werden wollen. Gleichzeitig kommen täglich neue Gedanken und Ideen, die so gut sind dass sie förmlich nach einer Umsetzung rufen. Neue Aufgaben werden gestartet, sobald bei einer anderen Aufgabe etwas Leerlauf entsteht und an der anderen weitergearbeitet, sobald wieder etwas Luft ist. Ein trügerisches Gefühl des Multitasking entsteht. Letztlich “überholen” sich die Aufgaben jedoch gegenseitig – es sind zu viele gleichzeitig in Bearbeitung und erfordern (kognitive) Aufmerksamkeit. Ein gezieltes Arbeiten wird unmöglich.

In Organisationen gilt ein ähnliches Phänomen, sowohl im kleinen (Teamebene) als auch im großen (Divisionsebene). Organisationen bzw. deren Einheiten (z.B. Teams) haben in der Regel eine begrenzte Größe und Abarbeitungskapazität. WIrd diese über das gesunde Maß hinaus mit vielen gleichzeitigen Aufgaben “belastet” droht zum einen eine heftige Verstopfung und im schlimmsten Fall die Überlast einzelner Organisationsmitglieder. Der Kollaps ist vorprogrammiert.

In der Regel durchlaufen agil arbeitende Organisationen während ihrer Transformationen und Aufbau von Selbstverantwortung einen mehrstufigen Lernprozess, Dieser besteht aus mehreren Phasen und wesentlichen Erkenntnissen . Während zu Beginn eine Abwärtsspirale droht (Zu viele Aufgaben, wenig Erfolge, noch mehr Aufgaben um entgegenzusteuern) kann mit den richtigen Mitteln in eine positive Aufwärtsspirale gedreht werden um das Ziel von “Stop Starting Start Finishing” zu erreichen:

Initiative, Vielfalt, Energieverbrauch

Ob in Kreisstrukturen oder aus einzelnen Projekten heraus: Teams formen sich “ad hoc” zur Bearbeitung von Aufgaben. Alles scheint gleich wichtig zu sein und muss dringend bearbeitet werden, denn es gibt so viel internes zu tun und abzuarbeiten.

Erkenntnis & Veränderung

Die Organisation beschäftigt sich mehr mit sich selbst als mit einem Ergebnis, das dem eigentlichen “Kunden” zugute kommt. Fortschritt stagniert und der Output sinkt. Diese Erkenntnis bewegt zum Umdenken, der Fokus richtet sich auf “Fertig machen”,

Effektivität, Fokus und Erfolg

Mit dem zielgerichteten Beenden von Aufgaben und daraus resultierenden Ergebnissen setzen sich Erfolge zusammen und die Produktivität steigt. Aufgaben werden serialisiert die zur Verfügung stehenden Kapazitäten werden auf ein Ziel konzentriert (anstatt durch divergierende Ziele zu zerstreuen).

Bewegliche Ziele und Scope Creeping – was heißt “Fertig”?

Die wichtigste Maßnahmen zum Beenden einer Aufgabe ist zu wissen, wann diese überhaupt beendet ist. Das mag sich trivial anhören – oftmals fällt es jedoch schwer ein konkretes Ende (insbesondere für abstrakte Arbeiten) zu formulieren. Bewegliche Ziele (die mitunter wahllos geändert werden) und Scope Creeping (also das andauernde leichte Verändern einer Aufgabe mit Auswirkungen auf Zeit und Aufwände) sind die Totfeinde des “Fertiig”. Deshalb ist es wichtig, das zu erreichende Ziel und insbesondere das erwartete Ergebnis möglichst präzise zu formulieren. Dabei können folgende Leitfragen hilfreich sein:

  1. Woran erkennen wir, dass wir das Ziel erreicht haben?
  2. Wie lässt sich das Ziel messen oder sichtbar machen?
  3. Was kann als nächstes mit dem Ergebnis geschehen?
  4. Wer wartet auf das Ergebnis, in welcher Form wird es benötigt?
  5. Benötigen wir das Ergebnis tatsächlich? Was passiert, wenn wir es nicht realisieren?
  6. Wird nur ein Teil des Ergebnis tatsächlich benötigt?

Mit diesen Fragen entsteht eine hohe Klarheit über das Ergebnis, den Nutzen und die Priorität der Aufgabe. Dies hilft insbesondere, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu trennen oder diese so zu schneiden, dass Aufwand eingespart und dennoch ein angemessenes Ergebnis erzielt werden kann.

Ist das Ziel bzw. Ergebnis definiert, helfen folgende Fragen kontinuierlich zu prüfen wie eine Aufgabe fertiggestellt werden kann:

  1. Was ist als nächstes zu tun um “Fertig” zu sein?
  2. Wer kann beim Finalisieren der Aufgabe helfen?
  3. Was hält uns vom “Fertig” ab? Welche Blockaden müssen wir lösen?

Timeboxing und Serialisierung

Timeboxing eignet sich ebenfalls sehr gut, um festzulegen bis wann eine Aufgabe abzuschließen ist. Hier gibt es jedoch zwei wesentliche Rahmenbedingungen: Kontinuierliches Hinterfragen was zu tun ist, um die Aufgabe in der geforderten Zeit abzuschließen und zusätzlich offen mit den Konsequenzen arbeiten, wenn eine Aufgabe nicht in der geplanten Timebox abgeschlossen wird. Mitunter kann das im Gesamtsystem sensible Auswirkungen haben.

Serialisierung von Aufgaben (im Sinne von Fertig stellen) ermöglicht es, Kapazitäten auf ein Ziel auszurichten und dieses schneller zu erreichen. Parallelität bleibt dennoch möglich, jedoch muss berücksichtigt werden, dass für zusätzliche Aufgaben separate Kapaziäten mit denselben Fähigkeiten eingesetzt werden müssen.

Erfolge ernten und Skalieren

Es scheint trivial zu sein – aber je schneller einzelne Aufgaben “Fertig” (also wirklich erledigt) werden, desto mehr Erfolge stellen sich ein. Für eine Organisation im Wandel ist dies ein wichtiger Schritt, denn Erfolge sind der Gradmesser für den Wandel und erzeugen ein wichtiges Commitment bei allen Mitgliedern die daran arbeiten.

Das Prinzip lässt sich auch im größeren Stil skalieren: Initiativen sollten hinsichtlich ihrer Ziele und Zeiträume klar umrissen werden und Initiativen nacheinander erfolgen. Dies ermöglicht der Organisation, sich mit allen Kapazitäten auf ein Ziel auszurichten anstatt mit divergierenden Zielen die zur Verfügung stehenden Kapazitäten zu zerfasern. Mit all diesen Mitteln ist eine Organisation auf dem besten Weg, das Ziel des “Stop Starting Start Finishing” zu erreichen.

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