Startseite » Blog » Teilzeit-Teams sind Performance-Killer!

Teilzeit-Teams sind Performance-Killer!

Arbeit in agilen Teams macht unglaublich viel Spaß – kann jedoch auch eine Menge Anstrengung bedeuten. “Mein Start in den Tag war das erste Daily Meeting um 9 Uhr, gefolgt von einem nächsten Daily für mein zweites Team um 9.30 Uhr um anschließend noch eine Retrospektive für den letzten Sprint im dritten Team zu absolvieren, bei dem ich mit meinem Wissen aushelfe. Als ich zum Arbeiten komme ist es Mittag.” Klingt dieser Bericht Ihrer Teamkollegen vertraut? Dann wird es höchste Zeit, die agile (Team)Organisation zu hinterfragen. Warum insbesondere die Multi-Projekt Arbeit und der Wechsel zwischen verschiedenen Teams nicht nur die im Team Arbeitenden sondern auch einen Performance-Killer darstellt wird in diesem Artikel deutlich.

Status Quo der Organisation

Eine Organisation kann nie “über Nacht” agil werden – sie durchläuft Entwicklungsphasen in denen ausprobiert, geübt und erfolgreiches Vorgehen gefestigt wird. Zwangsläufig entstehen dadurch parallele Vorgehen zwischen alten und neuen (agilen) Strukturen. Die weit verbreitete Form der Matrixorganisation ermöglicht es z.B. Menschen (und deren Wissen) in verschiedenen Kontexten und Projekten einzusetzen. Insbesondere wenn Auslastung eine der zentralen Steuergrößen ist, wird die synchronisierte Planung der Über/Unterlast sehr schnell anspruchsvoll (“Shared Service Modell”). Ein großer Vorteil der Matrixorganisation stellen Redundanzen dar, um Ausfälle einzelner Mitarbeitenden zu kompensieren (ggü. den häufig anzutreffenden Spezial-Wissensinseln). Insbesondere kleinere oder mittelständige Organisationen suchen hier den Balanceakt – in der Realität müssen aufgrund geringer Personaldecke Ihrer Mitarbeiter mit Spezialwissen mehrere Aufgaben übernehmen, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Der “Teilzeit-Modus” oder Multi-Projekt-Aktivität für Projekte ist vorprogrammiert.

Auf dem Weg zur agilen Organisation entstehen dabei verschiedene Problemstellungen:

  • Wissenskonzentration & Abhängigkeiten zu Spezialisten (Verfügbarkeiten und Interaktion geht mit “Termin Tetris” einher), Wissen ist flüchtig (Spezialisten nicht dauerhaft als Teil des Teams)
  • Verfügbarkeiten (kurzfristige Ausfälle schwer kompensierbar um Sprint-Ziele zu erreichen)
  • Kurzfristige Prioritätsänderungen (“weil es brennt”) gefährden die termin- und inhaltsgerechte Abarbeitung von Sprintaufgaben
  • Eine subjektive und auch objektiv reduzierte Performance der Teams, die aus Teilzeit-Arbeitenden bestehen.

Performance-Killer

Was sind die konkreten Aspekte, die sich als Performance-Killer auswirken? Die folgende Übersicht stellt einige der Effekte dar, die sich in der täglichen Arbeit widerspiegeln. Dabei gibt es drei wesentliche Merkmale, die hinsichtlich der Bemessung von Effektivität einen Einfluss auf die Performance nehmen können: 

  1. Teamgröße & Verteilungsfaktor (Auslastung) von Personen in Teams
  2. Durchsatz eines Teams basierend auf Teamgröße und Effektiver Arbeitszeit
  3. Variation der Iterationseinheit zur Variation des Anteils von Overhead zu Arbeitszeit

Teamgröße und Teamverteilung

Performance-Killer Nummer 1: Die Teamgröße und die Verteilung der Teams. Diese ist ein maßgeblicher Faktor, die sowohl die mögliche Arbeitsleistung als auch die Effektivität beeinflusst. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Personen anhand eines Verteilungsfaktors einem Team zuzuordnen, das kann entweder in Vollzeit (100%) geschehen, alternativ kann eine Person zu jeweils einem Anteil einem Team zugeordnet werden. Diese Ansätze sind in der nachstehenden Grafik verdeutlicht. Die Teilzeit-Zuordnung erhöht automatisch die Teamgröße und damit Synchronisations-Aufwände.

Durchsatz und Synchronisationsaufwand

Performance-Killer Nr. 2: Der Durchsatz ist unmittelbar von der Teamgröße und dem Verteilungsfaktor abhängig, bspw. können 5 Personen Vollzeit arbeiten, für die gleiche Arbeit können auch 10 Personen in Teilzeit arbeiten. Jedoch steigt mit der Teamgröße oder Anzahl an Teams auch der Koordinationsaufwand sowie der Aufwand, diese Team-Strukturen zu synchronisieren. Teams, die überwiegend aus Teilzeit-Arbeitern bestehen, erzeugen zusätzlichen Synchronisations-AufwandMeetings (z.B. Plannings, Daily Meetings, Retros etc.) reduzieren dabei den Anteil an Arbeitszeit, der für konkrete Arbeiten aufgewendet werden kann. 

Performance Erkenntnis: Der Synchronisationsaufwand verdoppelt sich, wenn Personen in mehr als einem agilen Team arbeiten. Dieser Effekt entsteht, da eine Person pro Team dieselben Meetings (Dailies, Plannings, Retros etc.) wahrnimmt und damit die eigene vorhandene Arbeitszeit auf diese Meetings aufteilt. In Summe sinkt damit jedoch die zur Verfügung stehende Zeit zur Bearbeitung von Aufgaben. Exemplarisch wird dies in den Folgenden Grafiken deutlich. Der Anteil an Overhead-Aufwänden steigt mit Zunahme der “Teilzeit-Aufteilung” von Personen über mehrere Teams (Beispielhaft sind hier 100%, 50% und 25% Verteilung dargestellt). Der Synchronisationsaufwand  verdoppelt sich anteilig, die Effektivität sinkt von  90% auf fast 50%

Länge der Iterationseinheit

Performance-Killer Nr. 3: Eine zu kurze Iterationseinheit. Ein Hebel um die Effektivität zu steigern besteht darin, die Größe der Iterationseinheit (z.B. eines Sprints) zu verändern. Damit besteht die Möglichkeit, mit anteilig geringerer Synchronisation mehr Zeit in Aufgaben umzusetzen. Die Grafiken zeigen z.B. bei einer doppelt so langen Iteration deutlich geringere Verluste in der Effektivität.  

Maßnahmen

  • Wie lässt sich diesen Phänomenen sinnvoll begegnen? Mit folgenden Maßnahmen ist es möglich, die negativen Auswirkungen der Teilzeit-Teams einzugrenzen
  • Vollzeit Zuordnung präferieren – Jedes Teammitglied sollte in genau einem Team arbeiten. Die dadurch reduzierte Teamgröße wirkt sich positiv auf den Durchsatz und die aktive Arbeitszeit aus.
  • Priorisierung & Timeboxing einhalten – “Hin und her macht die Taschen leer”, Mitglieder eines Teams sollten in der Lage sein, sich Vollzeit mindestens eine Iteration auf ein Themenfeld zu konzentrieren. Nähere Infos dazu finden sich auch im Blogbeitrag Stop Starting Start Finishing!
  • Sprintlänge angemessen zum Verteilungsfaktor wählen. Der Synchronisationsaufwand “streckt” sich anteilig und ermöglicht damit höhere Effektivität über die Iterationseinheit hinweg.
 

Mit unserem Kapazitäten – Rechner kann einfach und individuell für jedes Team ausgerechnet werden, wie sich Teamgröße, Verteilungsfaktor und Sprintlänge zueinander verhalten um ein möglichst gutes Gleichgewicht zwischen Vollzeit/Teilzeit Auslastung und ggfs. notwendigen Maßnahmen zum Personalaufbau der Teams auszuloten. Einfach einen Kommentar hinterlassen, dann wird dieser individuell zur Verfügung gestellt.

Schlagwörter:

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.